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四个准备助力绩效面谈成功

来源:三茅人力资源网 时间:2018-06-29 作者:赵日磊 浏览量:0
核心提示:面谈者要充分考虑面谈对象的性格特点,预估面谈过程中可能发生的状况。
  要想使面谈成功,面谈者要在以下几个方面做好准备。
 
  1.程序准备
 
  所谓程序准备,是要了解整个绩效面谈的程序,做好面谈布局,大致我们可以把整个面谈进程分成四个步骤:开场(Open)、澄清(Clarify)、讨论(Discuss)、结束(Close),简称OCDC法则。
 
  首先是开场寒暄,不要目的性太强,上来就直奔主题,要给员工心理缓冲的时间,简单寒暄几句和主题无关的话题,缓和一下气氛,帮助员工平静心情。
 
  寒暄不是目的,寒暄是为后面做铺垫的,所以寒暄之后就进入了澄清环节,把面谈的目的和程序告诉员工。
 
  之后就进入了正式的讨论环节,这个环节包括:确认绩效目标值及衡量标准、讨论各个指标的完成情况及原因、提出改善计划、确认后期跟踪方式。
 
  最后是总结,简要概括整个面谈过程中达成的共识,表达对员工的信心,整理面谈记录,请员工签字确认。需要提醒的是,最后别忘记感谢员工的时间和投入。
 
  表1 绩效面谈各环节的要点

 
  2.技能准备
 
  大致掌握了整个面谈的程序之后,经理还需要注意积累和提升绩效面谈技能。其实,绩效面谈中用到的技能是非常多的,下面重点谈三个技巧。
 
  (1)正面反馈的技巧。
 
  正面反馈的关键词是“具体”。
 
  凡事就怕具体,一旦要求具体地说明一个事情,很多人说话就吞吞吐吐,甚至开始左顾右盼,顾左右而言他。很多时候,经理在反馈时并没有做好准备,就直接把话说出去了,这种做法会降低反馈的效果。
 
  以“小王的市场报告”为例,介绍具体反馈的效果。
 
  笼统的反馈:“小王表现不错,非常敬业,最近连续加班,工作很卖力,辛苦了,接下来好好休息一下,调整调整。”
 
  具体的反馈:“小王,你最近工作很投入,为了编写市场分析报告,连续加了一周的班,现在你的报告在开会之前完成了,而且质量相当高,整个报告思路清晰、框架完整、分析细致。特别市场分析和市场展望部分,紧密联系公司的实际,提出了非常好的分析思路和解决办法,而且使用了几个比较实用有效的分析工具。这对我们下一步要召开的市场会议起到了很大的帮助作用。我想这个工作对你个人的发展也是相当有帮助的,最近两天别闲着,写个总结,提高一下自己。”
 
  第一种说法会有一些效果,小王会感激领导对他的关心,觉得领导不错,但这种感觉不会持久,过后就忘记了。
 
  第二种说法才是小王期待的,对工作本身的反馈才是员工愿意听到的,也是对员工最有帮助的。概括性的表扬对员工有一定的激励作用,但不够深入。其实,员工更愿意了解经理对自己工作上的看法,当经理对工作的具体内容提出了针对性的看法时,员工才会真正受到激励。毕竟贡献不能停留在表面,所以正面反馈的时候,“具体”是一个关键词。
 
  (2)负面反馈技巧。
 
  负面反馈的关键词是“描述而不判断”。
 
  关于负面反馈,也有一个小示例“小王醉酒”。
 
  判断式的反馈:“小王喝醉了酒来上班,还酗酒滋事,闹得公司鸡犬不宁。”
 
  描述式的反馈:“小王喝了酒,满身酒味,走路东倒西歪,碰倒了桌子,文件撒了一地,说话声音很大,引起了很多人的关注。”
 
  这两种说法是一个意思吗?是的。显然,第一种反馈是主观判断,经理一上来就说小王喝了酒,实际上小王是否醉酒,谁也不知道。即便一个人已经喝得东倒西歪,还是希望听到别人说自己很能喝,是海量。第二种是描述,所有的语言都是描述性的,不带有任何判断的性质,这些描述性的语言集合起来,就说明了小王喝酒上班很不应该,下次要注意。相比较而言,第二种比较容易接受。
 
  关于负面反馈,有一个成熟的模式—BEST法则。
 
  ① 描述行为。明确清楚地告诉员工到底做了些什么,利用实际的例子,用客观和明确的词语描述行为。
 
  ② 表达后果。直接表达感觉或描述具体状况的情形,用平和的语气去表达,并询问对方的感觉或反应。
 
  ③ 征求意见。询问员工的意见或提出认为应该继续的行为或要更改的行为,建议要具体,是针对个人的行为而非其个性。
 
  ④ 以积极的方式结束。向他指出该行为改变后的积极效果,对个人会带来什么好处。
 
  【案例】一名员工在准备一份提交给客户的资料时搞错了一个数据,经理发现了,打算给一个负面的反馈,经理是怎样做的呢?
 
  首先,向员工描述错误行为的事实。B:“小王,你做的这份资料里有一个数据错了,这个数据是……”
 
  其次,向员工阐述这种行为可能带来的不良后果。E:“提交给客户的每一份文件都是客户了解我们的窗口,小王,如果你是客户,你想想看,如果你发现公司给你的资料有错误,你会对这家公司形成怎样的印象?所以说我们的每一个行为都会影响我们在客户心目中的形象。”
 
  接着,征求员工对于改正错误的意见。S:“小王,接下来我想听听你对这个问题的看法和你的解决思路,你打算做哪些事情以避免类似的情况发生?”
 
  最后,鼓励员工的改进措施对于公司的价值。T:“嗯,听了你的想法,我觉得你对这个问题有了很深刻的认识,你提出的解决方案也比较切实可行,如果我们每个人每时每刻都能这样做,这对于公司是非常重要的。”
 
  BEST法则又叫“刹车”原理,是指在经理指出问题所在,并描述了问题所带来的后果之后,在征询员工的想法的时候,经理就不要打断员工了,适时地“刹车”,然后以倾听者的姿态,听取员工的想法,让员工充分发表自己的见解,发挥员工的积极性,鼓励员工自己寻求解决办法。最后,经理再做点评总结即可。
 
  3.资料准备
 
  资料的准备比较简单,主要是上期员工绩效考核表,员工的绩效表现记录、过程中的沟通记录、员工的总结、员工的岗位说明书等。绩效面谈之前要确保这些资料都已经准备好,并且随手可以拿到。
  4.心理准备
 
  面谈者要充分考虑面谈对象的性格特点,预估面谈过程中可能发生的状况,做好应对的心理准备,心理准备充足了,面谈过程将更加可控。这就要求面谈者要在面谈之前在心理做一些预演,对各种情形都加以考虑并做好应对措施。
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